Projekt-Highlights: Digitale Akte, Social Collaboration, Intranet
Digitale Akte
Social Collaboration
Intranet
Die Challenge
Rund 25.000 Verwaltungs-Mitarbeiter gehen in Berlin in den kommenden Jahren in den Ruhestand. Wenn erfahrene Mitarbeiter wegfallen, geht wertvolle Sachkenntnis verloren. Neben flexiblen Angeboten wie Arbeiten im Homeoffice, braucht es vor allem digitale Lösungen, um junge Menschen für einen Verwaltungsberuf zu interessieren.
Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, wollte die SenFin ihre IT-Landschaft modernisieren. Mit Intrexx sollte ein Digital Workplace gestaltet werden, mit dem die Senatsverwaltung Arbeitsprozesse mit wenigen Klicks vereinfachen und digitalisieren kann. Mit der neuen digitalen Lösung wollte sich die Behörde als attraktiverer Arbeitgeber positionieren und das Wissen älterer Mitarbeiter archivieren und nutzbar machen.
Die Intrexx-Lösung
Mit ihrer neuen Low-Code-Plattform hat die SenFin einen gewaltigen Schritt gen digitaler Zukunft getan. Die unzähligen Akten der Behörde wurden digitalisiert und ein Digital Workplace geschaffen, in dem alle Vorgänge optimiert und übersichtlich abgebildet werden. Fachwissen kann mit wenigen Klicks in interne Netzwerk eingespeist, geteilt und für zukünftige Arbeitnehmergenerationen konserviert werden. Das neue System ist für jüngere Mitarbeiter insbesondere wegen seiner Collaboration-Komponente interessant, durch die Abteilungen auch ortsunabhängig als Team arbeiten können.
Mit ihrer Intrexx-Lösung erfüllt die SenFin alle Anforderungen, die sich aus dem E-Government-Gesetz zur Digitalisierung der Arbeitswelt in öffentlichen Behörden ergeben.
Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.
Ein Digital Workplace für die Senatsverwaltung für Finanzen
Auch Behörden können digital. Dank Intrexx.
Mit Intrexx ist es der Senatsverwaltung für Finanzen gelungen, den Anforderungen der jungen Generation in Sachen Work-Life-Balance und Unternehmenskultur gerecht zu werden: Die Arbeit in der Berliner Behörde ist heute digitaler, flexibler und effizienter.
Effizient arbeiten mit digitalisierten Prozessen
In ihrem neuen Digital Workplace stellt die SenFin ihren Mitarbeitern heute alle Prozesse und Daten übersichtlich an einem zentralen Ort zur Verfügung – ob als digitale Akte, Terminkalender oder Urlaubsantrag.
Die digitale E-Akte ermöglicht einen schnellen und umfassenden Überblick über alle enthaltenen Informationen. Sie ist mobil aufrufbar und kann von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden.
Mit Low-Code hat die SenFin ihre Workflows mit geringstem Aufwand optimiert und digitalisiert und steuert diese mit wenigen Klicks in eigens entwickelten Applikationen. So werden mit Intrexx nunmehr sämtliche Urlaubsanträge über die UrlaubsApp elektronisch gestellt und genehmigt – eine Neuerung, mit der die SenFin jedes Jahr 1.066 Arbeitsstunden und rund 40.000 € einspart.
Wissen teilen und digital als Team arbeiten
Als Wissensdatenbank konzipiert, ermöglicht die Plattform von Intrexx jedem Mitarbeiter, als potenzieller Redakteur zu agieren. Fachwissen machen die Mitarbeiter mit wenigen Klicks für andere Abteilungen über virtuelle Arbeitsgruppen, Gruppendiskussionen oder Pinnwand-Beiträge zugänglich – sehr viel effizienter als lange FAQs, klassische Intranets oder herkömmliche Foren.
So kann Fachwissen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengetragen werden und zur Lösung individueller Fragestellungen dienen. Eine Übergabe an neue Mitarbeiter geht mit dem neuen System sehr viel fließender vonstatten.
Eine eigens für den Zweck des Wissensmanagements generierten App, hilft der SenFin das im Portal eingespeiste Wissen zu ordnen, optimal zu nutzen und für den späteren Zugriff zu archivieren.
Externes Arbeiten für mehr Work-Life-Balance
Mit ihrem neuen Intrexx-Portal ist die SenFin anderen Behörden nicht nur in Sachen digitaler Workflows mehrere Schritte voraus. Der Wind der Digitalisierung erleichtert auch das Arbeiten von zuhause aus erheblich – ein riesen Plus für junge Beschäftigte. Mitarbeiter im Homeoffice authentifizieren sich einfach über die eID-Funktion ihres Personalausweises im Intrexx-Portal – ein Kartenlesegerät genügt.
Über Senatsverwaltung für Finanzen Berlin
SenFin ist eine der zehn Fachressorts des Berliner Senats und kümmert sich unter anderem um Landesbeteiligungen, Landesvermögen, Haushalt, Finanzpolitik und Steuerverwaltung.
580 Beschäftigte
hat die Verwaltung
5 Abteilungen
sind zuständig
Stetig neue Funktionen hinzufügen. Dank Low Code.
Mit Intrexx schmiedet die SenFin weitere Digitalisierungspläne.
Neben dem Urlaubsantrag bildet die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin sukzessiv weitere Prozesse elektronisch in ihrem Digital Workplace ab. Sitzungsraumbuchungen, Materialbestellungen und Fortbildungsanträge sind weitere Beispiele für digitale Prozesse, die ressourcensparend und prozessbeschleunigend realisiert wurden. Die Digitalisierung der Verwaltung hat damit nachhaltig begonnen.